Aandachtspunten en tips subsidieaanvraag Samenwerkingsprojecten

Documenten

  • Lees de Richtlijnen (Guidelines) aandachtig waarin de deelnamevoorwaarden, toekenningscriteria en een handige checklist voor verplichte bijlagen (laatste pagina) vermeld staan.
  • De Gebruikersgids (User Guide) helpt je stap voor stap doorheen de aanvraagprocedure.
  • De Mandaatsbrief (Mandate Letter) wordt door elke partnerorganisatie apart ingevuld. Hiermee erkent elke organisatie haar deelname en de leiderschapsstatus van de projectleider. Ook het cofinancieringsbedrag van betrokken partner ('selffinancing') wordt in dit  document opgenomen. Een specifiek sjabloon voor de mandaatsbrief kan je downloaden.
  • De projectsamenvatting in de eForm geeft de evaluatoren een eerste impressie van het project. Zorg daarom voor een helder, krachtig, gestructureerd beeld van het project om de juryleden meteen te overtuigen.
  • De Samenwerkingsovereenkomst (Cultural Cooperation Agreement) geeft een beschrijving van de rechten en plichten die de partners in de samenwerking met elkaar aangaan. Het vormt de juridische basis voor de samenwerking. Alle partners dienen dit document samen op te stellen, goed te keuren en te ondertekenen. Een Word-versie van deze overeenkomst moet bij de 'Partnership' information (Deel B) gevoegd worden. De gedetailleerde projectomschrijving kan als leidraad dienen en volgende items kunnen in deze overeenkomst omschreven worden:
    • Operationele rol en verantwoordelijkheden van elke partner in het project
    • Financiële en administratieve rechten en plichten (bezorgen van facturen en onkostennota’s aan de projectleider, tussentijdse rapportering)
    • Verdeling van de EU-subsidie onder de partners (krijgt elke partner een prefinanciering of gebeurt de afrekening enkel na het voorleggen van de factuur?..)
    • EHBO-scenario’s in geval van financiële tegenslag, vertrek van een partnerorganisatie, wandaden waarbij de financiële bijdrage van de partners niet tegemoet komen aan de beloofde bedragen, de projectbegroting wordt verkleind ( neem steeds contact op met het Uitvoerend agentschap EACEA bij elke wijziging in het budget) of een extra inspanning moet worden gevraagd aan alle partners om het project toch te laten doorgaan volgens plan en budgetafspraken; wat te doen in geval van onderbesteding, ....
    • Vertrouwelijkheid
    • Conflictbehandeling
    • Communicatie (taal, periodiciteit van schriftelijke en persoonlijke informatiedoorstroming)
  • Er bestaat geen officieel sjabloon. Raadpleeg het  desgewenst het Desca–Samenwerkingsovereenkomst Model met sjablonen voor samenwerkingsovereenkomsten. Deze zijn echter gericht op het programma Horizon 2020, wat meer details vereist dan Creatief Europa.

 

Begroting en rapportering kosten

  • Een duidelijk verband tussen de kostenraming en de activiteiten in de eForm en het budgetformulier is een must.
  • Ga voorzichtig om met de kosten die gemaakt worden in en door derde (niet in aanmerking komende) landen. Deze kosten kunnen maximaal 30% van het totale projectbudget bedragen en moeten opgenomen worden in de boekhouding van een volwaardige projectpartner.
  • Bijdragen in natura kunnen niet opgenomen worden in de begroting, met uitzondering van de gedocumenteerde werkuren (tijdschema’s, gewijzigde functiebeschrijvingen etc.) voor projectcoördinatie en/of artistieke, technische, specialistische inbreng. Alle projectinkomsten en kosten moeten worden vastgelegd in een boekhoudsysteem met relevante facturen of bewijzen. Partners kunnen uiteraard het gebruik van hun ruimte en vrijwilligers voorzien. Deze donaties 'in natura' tonen het engagement van de partners en versterken het project.
  • De kosten voor de officiële 'Kick Off Meeting in Brussel’, georganiseerd door EACEA voor de geselecteerde projecten, moeten ook begroot worden als kost en activiteit van het project. De 'kick-off meeting' vindt meestal plaats in het najaar, wanneer EACEA een vergadering organiseert met alle projectleiders (maximaal 2 personen per project). Deze vergadering is een uitstekende kans om je contactpersoon bij EACEA te ontmoeten en te netwerken met andere projectleiders.
  • Reken voldoende tijd voor de voorbereiding en rapportering binnen de gewettigde projectperiode van maximum 48 maanden.

 

Creative Europe Culture Desk leert graag van jouw ervaring

Creative Europe Culture Desk Vlaanderen wil voortdurend haar dienstverlening verbeteren. Wij horen daarom graag jouw verhaal. Breng ons aub op de hoogte van jouw projectevolutie en de do’s & don’ts. Laat ons weten of jouw aanvraag geselecteerd is of niet. Zo ja, dan helpen wij graag mee om het project te communiceren. Zo neen, dan kunnen we samen de feedback overlopen opdat je het project verder kan uitwerken naar een volgende aanvraagronde. PS. Jouw evaluatiedocument is strikt persoonlijk en wordt niet gedeeld door de Europese Commissie. Creative Europe Desk ontvangt nooit de evaluatiebrieven, tenzij rechtstreeks van jou.

Flemish Government Footer

Close
Verwijder filter